작업 효율 향상! 일의 효율화에 도움이 되는 11가지 메소드

작업 효율 향상! 일의 효율화에 도움이 되는 11가지 메서드

일의 효율이 나쁜 사람과 효율적으로 진행되는 사람에게는 어떤 차이가 있을까요.

일의 효율이 나쁜 사람에게 있을 수 있는 특징, 반대로 효율화를 잘하는 사람의 특징 외, 지금의 일에도 도입하기 쉬운 효율화에 도움이 되는 11개의 메서드를 소개합니다.

일을 잘하는 사람이라고 들으면 효율적으로 일을 진행할 수 있는 비즈니스 퍼슨을 연상시키는 사람도 있을 것입니다.
일이 잘 진행되지 않는 사람과 효율적으로 진행되는 사람에게는 어떤 차이가 있을까요.
여기에서는, 일의 효율이 나쁜 사람에게 있을 수 있는 특징이나, 반대로 효율화를 잘하는 사람의 특징외, 지금의 일에도 도입하기 쉬운 효율화에 도움이 되는 11개의 메소드를 소개합니다.

 

일의 효율이 나쁜 사람의 특징
효율적으로 일을 진행하는 것이 서툰 사람에게는 어떤 특징이 있는지 알아보겠습니다.
만약 자신에게 맞는 특징이 있는 경우는, 그 원인에 대해 보다 깊게 분석해 봄으로써, 효율 개선의 발견에도 연결됩니다.

①일이 마감까지 끝나지 않는다.
마감까지 확실하게 일을 마치기 위해서는 일을 몇 개의 행정으로 나누어 완료까지의 스케줄을 잡은 후 착수해야 합니다.
이 작업을 게을리하고 대략적인 일정 관리로는 마감 시간에 맞출 수 없게 되어 버릴 것입니다.

②심플한 정보 공유가 되어 있지 않다
일의 정보 공유를 할 때는 요점을 눌러 간결하게 하는 것이 포인트입니다. 
「가장 전하고 싶은 것」이 명확하고, 불필요한 정보는 넣지 않고 본 제제를 벗어나지 않는 정보 공유를 유의할 필요가 있습니다.
공유하는 내용이 불분명해지지 않기 위해서도 중요한 것은 결론부터 전달하는 것입니다.
이야기(또는 문장)가 길고, 요점이 어디에 있는지 모르는 사람은 비효율적인 정보공유를 하고 있기 때문에, 그 쌓임에 의해 스케줄 지연을 일으키기 쉽습니다.

③복수의 태스크에 휘둘리고 있다.
여러 업무와 작업을 담당하고 있어 어디서부터 착수해야 할지 모르는 사람도 요주의라고 할 수 있을 것입니다.
이 유형은 작업에 우선순위를 매기지 못한 채 일하고 있을 가능성이 높습니다.
우선순위를 정하지 않고 일을 진행하려고 하면 이것도 이것도 여러 태스크에 휘둘리고 맙니다.
가장 우선해야 할 작업을 알 수 없게 되어 마감 시간에 늦는 사태에 빠져 버릴 수도 있습니다.

④완벽주의
완성도를 고집하는 완벽주의자도 효율적으로 일을 진행하기 어려운 경우가 있습니다.
완성도는 중요하지만 추구하는 나머지 마감을 지키지 못하는 것은 본말이 전도된다.
납기를 지키기 위해서라도, 「어느 정도의 완성도에서 타협하는 것도 중요하다」라고 하는 의식을 가지는 것이 필요합니다.
다만 납기와 완성도 중 어느 쪽을 우선할 것인지는 클라이언트에 따라 달라집니다.
클라이언트의 요구를 바탕으로 어느 정도의 완성도가 요구되는지를 사전에 파악해 둡시다.

일을 효율적으로 진행할 수 있는 사람의 특징
일을 효율적으로 진행할 수 있는 사람의 대부분이 복수의 태스크를 얼마나 원활하게 진행할 수 있을까 하는 것을 항상 생각하고 있습니다.
쓸데없는 작업은 철저히 생략하고, 복수의 일을 담당하는 경우는 「중요성이 높은 일」부터 우선해 진행해 나가고, 반대로 긴급성도 중요성도 낮은 일은, 뒤로 하고 일에 우선순위를 세워 나갑시다.
또 일의 자동화나 간략화가 가능한 툴을 적극적으로 도입하고 있는 사람도 많습니다.
 
목적별, 일의 효율화에 도움이 되는 11가지 메소드

지금부터 일의 효율화를 위해 도입하고 싶은, 11개의 메서드를 소개합니다.태스크편,PC스킬편,작업환경편,이렇게 세가지목적별로 살펴보도록 하겠습니다.

◈태스크편
우선은 태스크를 효율적으로 수행하기 위한 대응방법에 대해 5가지 메소드를 소개합니다.

  ■처음 작업 전체상을 파악하다
일 전체를 파악한 후 작업에 착수하는 습관을 들이도록 합시다.
시간이 필요한 작업을 우선적으로 진행하거나 중시해야 할 부분을 픽업함으로써 효율적인 작업을 할 수 있게 됩니다.
또 다른 사람에게 의뢰하는 일이 있을 경우, 빨리 의뢰를 함으로써 팀 전체의 효율화로도 이어질 것입니다.

  ■ 작업 우선순위 정하기
작업의 우선순위를 명확히 하는 것은 매우 중요합니다.
마감 순서대로 일을 정렬하거나 다른 사람과 진행해야 할 작업은 여유롭게 임할 수 있도록 함으로써 납기를 어길 위험도 없어집니다.업무에 우선순위를 부여하는 것을 습관화하여 중요한 작업을 놓치지 않도록 합시다.

 ■목표를 정한 뒤 대응하다
'메일 확인은 15분 만에 끝낸다', '이 작업은 오늘 안에 끝낸다' 등 작업에 나름의 목표 시간을 정해 놓고 임해보는 것도 추천합니다. 비록 작은 목표일지라도 목표를 정한 뒤 일에 몰두하면 작업에 집중할 수 있고 효율화로도 이어집니다.

  ■쓸데없는 작업을 가능한 한 생략하다
쓸데없이 느끼는 작업을 리스트업 해서 '필요한 작업'과 '쓸데없는 작업'으로 분별해 봅시다.
사실 필요 없었던 작업을 차단하는 것만으로도 큰 일의 효율화가 됩니다.
또 툴을 이용해 자동화함으로써 효율이 높아지는 작업도 있기 때문에 여유가 있으면 작업 내용을 자세히 밝혀내 봐도 좋을 것 같습니다.

  ■적당히 휴식을 취하다
작업의 동기를 유지하기 위해서도 적당한 휴식은 불가결합니다.
정기적으로 휴식을 취하거나 자리를 떠나 기분전환을 해 봅시다.
신축성을 붙여서 임하는 것으로, 모티베이션이나 집중력을 유지할 수 있기 때문에, 작업의 질 향상에도 연결됩니다.
 
◈PC  스킬 편
효율적으로 일을 진행시키기 위해서는 자신의 기술을 업데이트시키는 것도 빼놓을 수 없습니다.
여기서는 PC로 작업할 때 도입하고 싶은 두 가지 메서드를 살펴보겠습니다.

  ■바로가기 키를 활용하기
PC를 사용하여 작업할 때 반복적으로 하는 동작은 키보드의 바로가기 키를 활용해 보도록 하겠습니다.
예를 들어 Windows에서 문장을 복사할 때, 「우클릭→카피」라고 하는 동작을 매번 실시하는 것보다, 「Ctrl+C」의 단축키를 사용하면 시간이 단축됩니다.
비록 1회당 몇 초의 시간 단축 효과라고 해도 하루에 몇 번씩 실시하는 작업이라면 몇 분이나 단축되는 것입니다.

 ■ 타이핑을 속도 향상하다
타자 속도도 일의 효율에 크게 영향을 미칩니다.
단기간에 스피드 업은 어렵지만, 계속 트레이닝함으로써 확실히 스피드 업 시킬 수 있을 것입니다.
무료 타이핑 연습 사이트 등을 활용해 보는 것은 어떻습니까.
 
◈작업 환경 편
PC 주변기기나 데스크와 같은 작업환경도 업무의 효율에는 큰 영향을 미칩니다.
마지막으로 일의 효율화를 기대할 수 있는 작업 환경을 조성하기 위한 네 가지 방법을 알아보겠습니다.

 ■데스크톱 정리하기
파일 투성이의 데스크톱은, 목표로 한 폴더나 파일을 찾기 어려워, 효율화의 폐해가 되어 버리기 쉽습니다.
불필요한 파일이나 폴더를 정기적으로 삭제하는 등 데스크톱을 정리하도록 합시다.

 ■ 작업환경 정리정돈 철저히 함
비즈니스맨이 작업 공간에서 찾는 시간은 연간 약 150시간을 소비한다고 알려져 있습니다.
평소 주변 정리정돈을 해둠으로써 찾는 것에 소비하는 시간을 단축할 수 있을 것입니다.
어디에, 무엇을, 어느 정도(어떻게) 배치할지를 정해서 항상 정리 정돈된 상태를 유지할 수 있도록 합시다.

■ PC 디스플레이를 증설하다
작업공간에 여유가 있다면 PC 디스플레이를 증설해 듀얼 디스플레이로 만들어 봐도 좋을 것 같습니다.
여러 작업을 동시에 할 수 있는 것 외에 디스플레이 화면이 넓어짐으로써 여유로운 공간에서 작업할 수 있게 됩니다.

■비즈니스 툴이나 시스템을 효율적으로 활용하다
근년, 태스크 자동화·간략화 툴이나, 일의 스피드 향상에 효과적인 소프트 등, 다양한 비즈니스 툴이 등장하고 있습니다.
여러 사람의 일정을 클라우드 상에서 일원 관리할 수 있는 툴을 활용하면 회의 등의 일정을 맞출 때 전화나 문자가 불필요해지고 작업의 효율화로도 이어질 것입니다.
 
일의 진행 방법을 재검토하자
일의 효율화는 작업 시간을 확보할 수 있게 될 뿐만 아니라, 잔업 등을 줄여 워크 라이프 밸런스를 정돈하는 것으로도 연결됩니다.
어떻게 하면 효율화할지를 생각하고 일에 임하면 비즈니스 퍼슨으로서의 스킬 업도 기대할 수 있을 것입니다.
또, 현재의 일의 진행 방식에 만족하고 있어도, 보다 효율적인 방법이 있을 가능성도 있습니다.
정기적으로 효율화할 수 있는 여지는 없는지 재검토해 보는 것은 어떻습니까.